Charte du télétravail

Charte sur le télétravail au sein d' Edgar

Le télétravail fait aujourd’hui partie intégrante de la société et devient un mode d’organisation du travail indispensable pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Allié à la dématérialisation et à la digitalisation de plus en plus forte de nos métiers, le télétravail est devenu incontournable. Cela est d’autant plus vrai que les raisons d’y recourir sont de plus en plus nombreuses (équilibre vie professionnelle / vie personnelle, réduction des temps de déplacements, réduction de la pollution…). Le contexte sanitaire lié à la pandémie de coronavirus depuis début 2020 n’a fait que renforcer la nécessité de développer mais aussi d’organiser le télétravail au sein de l’entreprise. Toutefois, ce mode de travail doit être cadré pour qu’il puisse se réaliser dans les meilleures conditions possibles pour les collaborateurs, pour l’entreprise ou encore pour ses clients. C’est pourquoi la société Adex a décidé de mettre en place une charte sur le télétravail récurent. De ce fait, les demandes de télétravail exceptionnelles ne sont pas concernées par cette charte, et elles resteront validées ou non par le manager sur demande du collaborateur.

Article 1 – Personnel concerné

La présente charte est applicable à l’ensemble des salariés de l’entreprise (CDI, CDD, alternants, stages, intérim, temps plein, temps partiel) éligible au dispositif de télétravail.

Article 2 – Les cas de recours au télétravail

Le télétravail est une démarche volontaire et nécessite l’accord des parties (collaborateur et employeur) sous réserve de répondre aux conditions fixées par la charte. Ainsi, le télétravail ne pourra pas être imposé par l’une des parties. Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles et d’une particulière gravité, le télétravail pourra, au moins temporairement, être imposé par l’employeur :

Dangers graves et immédiats pour la santé et/ou la sécurité des collaborateurs ;
Nécessité de travaux urgents dans les bâtiments de la société ;
Episodes sanitaires, de pollutions, intempéries, grèves ou tout autre motif valable d’une importance suffisante ayant conduit les autorités publiques à prendre des dispositions particulières.

Dans l’hypothèse où le télétravail serait imposé, la priorité sera donnée aux personnes les plus sensibles ou les plus fortement exposées au(x) risque(s) à l’origine de cette mise en place. En fonction des circonstances et du contexte, le passage en télétravail pourra se faire par service ou encore par situation géographique sur site, de façon obligatoire et automatique pour l’ensemble des collaborateurs.

Pour les collaboratrices enceintes, une fois leur état de grossesse porté à la connaissance de l’entreprise, un échange sera réalisé entre la salariée et son manager, en collaboration avec le service RH, pour déterminer si la mise en place du télétravail ou l’adaptation du télétravail en place sur cette période s’avère nécessaire. Les actions menées ou envisagées tiendront compte de l’évolution de l’état de santé de la collaboratrice et sont donc susceptibles d’être modifiées en cours de grossesse. Dans tous les cas, un suivi au minimum mensuel sera organisé pour déterminer de la pertinence ou non des actions menées et des éventuels correctifs à prévoir. Dans ce cadre, des exceptions pourront être portées si besoin aux règles de télétravail classique (ancienneté, nombre de jours, suivi…). En cas de refus de la demande réalisée par la salariée en état de grossesse ou en cas de désaccord sur les conditions d’application, un / des membres du CSE et/ou la médecine du travail pourront être sollicités en tant que médiateur pour trouver un compromis.

Des adaptations et exceptions aux conditions d’application de la charte pourront également être mises en place pour les collaborateurs ayant une Reconnaissance de la Qualité de Travailleurs Handicapés (RQTH) que ce soit au moment de l’embauche ou en cous de contrat. Ces conditions seront partagées entre le salarié et l’entreprise pour trouver l’organisation la plus adaptée à la préservation de l’état de santé du salarié, à l’organisation du service ainsi qu’aux intérêts de l’entreprise et de ses clients. Ce système de télétravail pourra être décidé en cas d’accord des parties sans recours à un avis de la médecine du travail. Toutefois, cette dernière pourra être sollicitée en cas de désaccord ou de difficultés rencontrées dans la mise en œuvre. Dans tous les cas, une fois le télétravail mis en place, un suivi au minimum trimestriel sera organisé pour déterminer de la pertinence ou non des actions menées et des éventuels correctifs à prévoir.

Article 3 – Conditions d’éligibilité et de déploiement

Pour pouvoir prétendre à la mise en place du télétravail, le collaborateur devra répondre aux conditions suivantes :

Avoir validé sa période d'essai (renouvellement si nécessaire) ;
Occuper un poste où la nature même de celui-ci n’empêche pas la mise en place du télétravail (ex : emploi d’accueil) ;
Être en capacité de travailler de façon autonome et régulière à distance ;
Avoir un espace de travail dédié permettant de travailler dans des conditions similaires au bureau (espace de travail rangé, calme et sécurisé, matériel adapté, connexion sur une box internet sécurisée avec mot de passe pour limiter les risques de piratage donc pas de connexion sur un WIFI public…), de garantir la confidentialité ainsi que la protection des données de l’entreprise ;
S’engager à respecter les règles posées par le règlement intérieur et par la charte informatique (respect des horaires et temps de pause, disponibilité pendant le temps de travail pour les clients et collègues via les différents moyens de communication, autorisation de sortie, utilisation des logiciels et données de l’entreprise, respect des règles d’hygiène et de sécurité…).

Pour rappel, le salarié en télétravail devra être obligatoirement joignable sur les plages suivantes sauf validation d’absence de sa hiérarchie -> du lundi au jeudi de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 puis le vendredi de 8h30 à 12h00 et de 14h00 à 16h00. Ces horaires sont susceptibles d’évoluer ou d’être modifiés en fonction des besoins de l’entreprise sans que le salarié puisse s’y opposer. Au contraire, sauf caractère d’urgence, aucune connexion ni communication ne devront intervenir avant 7h00 et après 20h afin de garantir l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle de l’ensemble des collaborateurs. L’employeur se réserve le droit de recourir à toute mesure qu’il estime nécessaire pour faire respecter ces dispositions. Par ailleurs, du fait de la mise en place du télétravail, le salarié accepte expressément, si cela s’avère nécessaire, qu’un transfert de ligne soit réalisé sur son téléphone pour qu’il puisse être contacté notamment par nos clients et partenaires.

Si besoin, lors de la mise en place du télétravail, l’employeur étudiera l’opportunité de compléter le matériel mis à disposition du collaborateur pour lui permettre de réaliser son travail dans les meilleures conditions possibles. En cas de soucis de matériel, de connexion ou encore d’accident, le salarié devra alerter sa hiérarchie dans les plus brefs délais pour prendre les dispositions qui s’imposent. Dans tous les cas, le salarié devra veiller à la bonne utilisation, l’entretien et la non-détérioration du matériel mis à disposition. Par ailleurs, et pour des raisons de confidentialité et de responsabilité, il est interdit à tout collaborateur de sortir ou d’avoir à son domicile tout document papier appartenant à l’entreprise ou à l’un de ses clients. Ainsi, le télétravail ne se fera que sur la base des outils digitaux mis à disposition.

Article 4 – Mise en place du télétravail

Le télétravail étant facultatif, ce dernier ne sera mis en place que sur demande préalable de l’une des deux parties. En cas de demande réalisée par le salarié, celle-ci devra être faite par courrier remis en mains propres à sa hiérarchie au moins deux semaines avant la mise en place du télétravail. Ce courrier devra préciser la date de mise en place souhaitée, le nombre de jours souhaité en télétravail, le(s) jour(s) de la semaine sur lesquels le salarié demande à se positionner ainsi qu’un résumé des motifs légitimant sa demande.

La mise en place du télétravail ne pourra pas conduire à l’absence de plus de 2 jours par semaine d’un salarié (jours de repos temps partiel inclus). Ainsi, par exemple, un salarié travaillant à 80% et ayant déjà un jour d’absence ne pourra demander qu’un jour de télétravail. Ces jours seront fixes et ne pourront être modifiés qu’en cas de nécessité pour l’entreprise et son organisation ou sur demande du salarié. A la mise en place de cette charte, la présence le jeudi est obligatoire pour tous les collaborateurs de l’entreprise. En cas de modification par la suite, une communication sera adressée aux collaborateurs et une mise à jour de la charte sera réalisée.

La mise en place du télétravail et la validation de la demande réalisée par le collaborateur ne pourra se faire qu’après acceptation de la hiérarchie et sous réserve du respect de l’ensemble des conditions développées dans cette charte. En outre, le télétravail ne sera mis en place que si l’organisation du service et de l’équipe le permet et à la condition que ce mode de travail ne nuise pas à l’organisation de l’entreprise et à la qualité de service qu’Adex veut garantir à ses clients. En cas de refus de la demande du salarié, une réponse écrite motivée lui sera apportée. Cela n’empêchera pas le salarié de renouveler sa demande par la suite s’il estime répondre aux conditions posées par la charte. En cas de litige entre le salarié et sa hiérarchie sur une demande de télétravail, un rendez-vous pourra être organisé avec le service des Ressources Humaines afin de trouver une solution pouvant répondre au mieux aux intérêts de l’ensemble des parties, de l’entreprise et de ses clients. Dans l’hypothèse où la mise en place du télétravail serait demandée par l’entreprise, celle-ci ne sera possible qu’avec l’accord expresse du salarié.

Article 5 – Attestation d’assurance et conformité du lieu dédié au télétravail

Avant la mise en place du télétravail, le salarié fournira tous les éléments permettant d’assurer la conformité de son espace de travail notamment en termes de sécurité. Il fournira également une attestation d’assurance à l’entreprise permettant de couvrir l’ensemble des risques matériels et physiques. Avec l’accord du collaborateur, une visite du lieu de télétravail pourrait être organisée par l’employeur (en collaboration si nécessaire avec un membre du CSE) afin de s’assurer du respect de l’ensemble des règles notamment de sécurité. Le salarié sera prévenu au moins 2 jours ouvrés avant pour pouvoir donner ou non son accord.

Article 6 – Prise en charge des frais liés au télétravail

Les frais découlant de l’exécution du télétravail (assurance, internet, téléphone, électricité…) seront pris en charge à hauteur de 5 euros par mois par jour de télétravail hebdomadaire. Ainsi, un collaborateur qui est 2 jours par semaine en télétravail percevra 10 euros par mois. Cette indemnité ne sera pas due ou proratisée en cas d’absence (exemple : maladie, congés payés, maternité, congé parental…). L’entreprise se réserve le droit de revoir ce montant à tout moment pour tenir compte des évolutions et du contexte.

Article 7 – Contrôle du temps et de la charge de travail

Afin de s’assurer du respect des durées légales de travail, des temps de repos, de la cohérence de la charge de travail et de la bonne facturation des prestations, le collaborateur en télétravail devra obligatoirement saisir ses temps de la même manière qu’au bureau. Le manager pourra demander toute information qu’il jugera utile pour pouvoir confirmer le respect de ces règles. Pour rappel, comme sur site, aucune heure supplémentaire ne devra être réalisée sauf sur demande de la direction. Le collaborateur devra également alerter sa hiérarchie sur toute problématique (technique, matérielle, relationnelle…) pour permettre de prendre les décisions adéquates dans les meilleurs délais possibles. En cas de décalage constaté au niveau de la production, l’organisation ou encore sur les temps de travail, une rencontre sera organisée avec la hiérarchie afin d’identifier les adaptations et plans d’actions à mettre en oeuvre. Dans tous les cas, un point (minimum) sur la situation de télétravail sera organisé au moment de l’entretien annuel et de l’entretien de mi-année.

Article 8 – Modification et interruption du télétravail

En cas de réorganisation du service et/ou de l’entreprise, d’absences de collaborateurs du service, de demande clients ou tout autre motif légitime, l’entreprise se réserve le droit de modifier les conditions d’application du télétravail mis en place pour le salarié sans que celui-ci ne puisse s’y opposer. Cette modification pourra être à titre exceptionnel pour palier par exemple à une absence ou encore définitive pour répondre aux besoins de l’entreprise ainsi que de ses clients. En cas de modification exceptionnelle, celle-ci sera portée à la connaissance du collaborateur, sauf situation d’urgence, au moins trois jours ouvrés avant la date prévue. En cas de modification définitive, celle-ci sera notifiée au collaborateur au moins deux semaines avant sa mise en oeuvre.

En cas de non-respect, manquements graves ou répétés aux règles liées au télétravail, en dehors de tout aspect disciplinaire, l’employeur pourra décider unilatéralement de mettre fin au télétravail du collaborateur et exiger le retour de ce dernier sur site. Cette décision sera notifiée par écrit au salarié et pourra être d’application immédiate en cas de manquements graves pouvant mettre en péril le salarié, le matériel de l’entreprise ou encore les données / dossiers de cette dernière. En cas de litige, une rencontre avec le service des Ressources Humaines pourra être organisée afin de trouver une solution pouvant répondre au mieux aux intérêts de l’ensemble des parties, de l’entreprise et de ses clients.

Le salarié pourra également demander à mettre fin à sa situation de télétravail. Il conviendra qu’il adresse à son manager par écrit un courrier faisant part de son intention au moins deux semaines avant la fin souhaitée du télétravail.

Enfin le salarié pourra demander à changer ses jours de télétravail. Cette demande devra également être réalisée par écrit, devra rester exceptionnelle et motivée par des motifs légitimes. Ce courrier devra être réalisé au moins deux semaines avant la modification. L’entreprise se réserve toutefois le droit de refuser cette demande si les motifs ne sont pas considérés comme légitimes ou si cette modification aurait un impact négatif sur l’organisation de l’entreprise et/ou du service. Dans tous les cas, une réponse par écrit sera apportée.

Article 9 – Suivi et révision de la charte

Afin de pouvoir s’adapter aux évolutions de la société, de l’entreprise et aux souhaits des collaborateurs, cette charte sera susceptible d’être révisée et modifiée. Un point sera réalisé avec les représentants du personnel 2 fois par an sur un rythme d’une fois par semestre (ou dans un délai plus court si cela s’avère nécessaire). En cas de modification nécessaire, la charte sera mise à jour ou une note de service complémentaire y sera associée.